Organisation de la Direction générale / Rapport d’activité IRTS 2010 - 2011

Président de la Fondation : Hugues DUBLINEAU
Directeur général : Jean Christophe PANAS

FONDATION ITSRS
Institut de Travail Social et de Recherches Sociales

IRTS Ile-de-France Montrouge Neuilly-sur-Marne
Institut Régional du Travail Social

1 rue du 11 novembre
92120 Montrouge

4ème partie - Services supports

Organisation de la Direction générale

par Jean-Christophe Panas

Depuis la fusion absorption du site de Neuilly-sur-Marne par l’ITSRS de Montrouge intervenue en 2002, l’organisation de la Direction générale des deux sites a connu une structuration progressive.

Initialement, le Directeur de Montrouge, en toute logique, est devenu le Directeur général de l’IRTS puisque la Fondation ITSRS était la structure absorbant. Le Directeur du site de Neuilly-sur-Marne est devenu Directeur général adjoint de l’IRTS. Une direction, essentiellement en charge de l’animation pédagogique, a été installée sur chacun des sites.

Progressivement, au fil des années, la Direction générale s’est dotée d’une Direction financière et des ressources humaines et d’une équipe de cadres pédagogiques, élargie à des responsables de pôle chargés de consolider la pédagogie de leur unité de formation respective au niveau de l’IRTS.
En 2010, une évaluation a amené une profonde restructuration de l’organisation pédagogique, suite notamment à un audit pédagogique. Les responsables de pôle ont recentré leur activité sur un seul site, estimant que leur activité serait ainsi plus productive.

Au cours du premier semestre 2010, la Direction des ressources humaines a bénéficié d’une importante restructuration, au point qu’en février 2011, la Directrice des ressources humaines était sortie des effectifs de l’IRTS sans être remplacée, le Bureau de la Fondation estimant qu’il était utile et nécessaire de consacrer le redéploiement de ce poste à une Direction des études, direction rattachée directement à la Direction générale.
Cette volonté de la part de la Fondation de mettre la pédagogie au centre de la réorganisation se comprend au travers de l’objet même de l’IRTS. Les changements de modèle pédagogique à l’échelon national, entrepris lui-même dans le sillage européen, obligent à repenser totalement le dispositif pédagogique. Ce redéploiement est donc éminemment stratégique. La genèse de ce projet est expliquée dans le rapport d’activité pédagogique.

Ce préambule effectué, le Directeur général de l’IRTS est doté de larges fonctions :

  1. Responsable devant le Bureau et le Conseil d’administration
  2. Animation politique régionale, nationale et internationale
  3. Animation du projet pédagogique
  4. Responsable des études et recherche et journées d’étude
  5. Responsable de la gestion financière, des investissements mobiliers et immobiliers
  6. Responsable des Ressources humaines et des relations sociales
  7. Responsable de la communication interne et externe

Il convient ici de détailler chacune de ces fonctions afin d’apprécier comment elles se déclinent, se délèguent et sont gérées au quotidien.

** Responsable devant le Bureau et le Conseil d’administration

Cette fonction amène le Directeur général à rendre compte de son activité principalement au Président de la Fondation. En lien direct et permanent, il bénéficie d’une totale délégation. De ce fait, le Directeur général prépare avec le Président les ordres du jour du Bureau et du Conseil d’administration de la Fondation. Il établit les comptes-rendus de Bureau et rédige les projets de procès-verbaux des Conseils d’administration. À ce titre également, il soumet le budget prévisionnel au Trésorier de la Fondation avant présentation aux instances, il rédige le rapport d’activité annuelle et le rapport de gestion. Son assistante de direction, qu’il partage avec le Président, l’assiste quant à l’élaboration de ces différents documents.

** Animation politique

Le Directeur général se doit d’être présent dans les différentes instances représentatives du secteur qu’il s’agisse du SYNEAS, de l’URIOPSS, d’UNIFAF, du GNI, de l’UNAFORIS, mais aussi auprès du CRIF ou de la DRJCS et des Universités partenaires et autres réseaux professionnels, tel le GRIF, l’ARIF ou l’ARIFAS. Il est au Conseil des directeurs du GNI et membre de son Conseil d’administration. Il travaille de concert avec le Président de la Fondation veillant à avoir des positions communes devant ces instances politiques et professionnelles. Il peut-être relayé par les Directeurs de site ou le Directeur des études, selon l’importance des rencontres.

** Animation du projet pédagogique

Le Directeur général, au centre des réseaux de l’IRTS, veille aux orientations stratégiques du secteur. De ce fait, il impulse les orientations politiques de l’IRTS en matière de formation. La professionnalisation, le partenariat universitaire, les études et la recherche, le conseil aux professionnels, voire le développement d’un cours de 30 heures en amphithéâtre sont autant d’axes qu’il lui convient de connaître, de développer ou d’y être acteur. Cette connaissance des pratiques pédagogiques demeure le cœur de cible du management de cet IRTS. Cette mission fait partie intégrante de la culture de l’entreprise.
À cet effet, le Directeur des études est rattaché à la Direction générale. Dans la sensibilité qui vient d’être énoncée plus haut, il conceptualise la formation. Il est en charge du modèle pédagogique de l’IRTS, construisant sa ligne pédagogique permettant de communiquer avec les équipes, les étudiants. Il prépare et anime les CTP qui ont lieu alternativement sur chacun des sites, le Directeur général ayant charge de présider cette instance. Le Président de la Fondation participe à chacun des CTP.
Le Directeur des études veille à l’organisation administrative des documents pédagogiques et il rend compte au Directeur général régulièrement du mouvement des étudiants. Le Directeur général, après proposition du Directeur des études, signe les éventuels arrêts de formation.

Le Directeur des études est présent sur chacun des sites, autant que nécessaire. Il est en lien permanent avec les deux responsables des études de chacun des sites. Il anime et coordonne les relations avec les instances professionnelles et les instances universitaires. Il est en charge de la liste exhaustive des étudiants. Il est assisté dans sa mission par une assistante pédagogique qui à court terme devra prendre la responsabilité de l’encadrement organisationnel de l’ensemble des assistantes pédagogiques de l’IRTS.

Le Directeur des études veille au bon déroulement des admissions de l’ensemble des candidats de l’IRTS et au bon déroulement des certifications de l’ensemble des épreuves délivrées par l’IRTS.

Le Directeur de site est responsable de l’animation du projet pédagogique de son site, tel que défini par le Directeur des études. Il anime les réunions pédagogiques en lien avec le Directeur des études. Il a la charge du développement des formations. Il est responsable de la bonne organisation des études sur son site. En réunion de Direction générale, le Directeur de site rend compte de l’activité pédagogique, des interventions sur site et des journées d’étude ou colloque.

Les réunions de Direction générale élargie sont centrées sur la dynamique pédagogique de l’IRTS. À cet effet, le Directeur des études a en charge la préparation de l’ordre du jour. Le Directeur général préside et anime ces réunions où sont présents, outre le Directeur des études et les deux Directeurs de site, les différents responsables des études et recherche.

** Responsable des études et recherche et journées d’étude

Les études et recherche font partie intégrante des missions de l’IRTS. Le Directeur général s’assure du suivi des études et impulse la dynamique de recherche. Le responsable des études et recherche, rattaché à la Direction générale, assure auprès du Directeur général une mission de conseil. Il est en charge de l’exécution des études et recherche. Responsable des formations supérieures, il dispose d’une équipe de formateurs spécifique pour la bonne exécution du CAFERUIS et du DEIS sur le site de Neuilly et du Master MOSS sur le site de Montrouge. Le Directeur des études est en charge de la cohérence institutionnelle des projets, des études conduites et de la qualité des formations supérieures dispensées.

En lien avec le Directeur des études, des journées d’étude sont menées sur chacun des sites. Les Directeurs de site ont la responsabilité de ces manifestations.
Le Festival du film, qui a lieu tous les deux ans sur le site de Montrouge, est assuré par le service communication. Un festival de la musique est en cours d’élaboration.
Les rencontres internationales sont de la responsabilité des Directeurs de site d’où part l’initiative. Un colloque européen prévu pour février 2012 est en cours de préparation. Le site de Montrouge assure cette manifestation.

** Responsable de la gestion financière, des investissements mobiliers et immobiliers

Sans devoir refaire un historique exhaustif, cette fonction était occupée par un Directeur financier. À l’épreuve de l’expérience, il est apparu préférable que le Directeur général occupe pleinement cette responsabilité. Pour ce faire, le Directeur général, avec le Président, est dépositaire des signatures bancaires. Il est le seul à être dépositaire d’une carte bleue dont le montant mensuel est fixé à 7 000 €. Un règlement financier fixe le seuil des doubles signatures avec le Trésorier ou le Président. La ligne des investissements est de sa seule responsabilité, sous couvert du Trésorier de la Fondation.
Il élabore les budgets prévisionnels et établit le rapport de gestion. Il est responsable devant le Conseil de Fondation de la bonne exécution des comptes. Compte-tenu de la taille du budget (9 M€), un Cabinet conseil assiste le Directeur général dans ces fonctions de contrôle. Le Directeur général signe les rapprochements bancaires, les salaires et charges sociales de fin de mois (sans double signature).

Dans cette fonction, le Directeur général est assisté par un chef comptable en charge de la bonne exécution des écritures comptables de son service : fournisseurs – clients – suivi des conventions.

Un cadre gestionnaire paie est responsable des paies et documents juridiques relevant de cette fonction. Chacun de ces deux cadres rend comte de son travail directement au Directeur général. La formalisation des documents administratifs et l’archivage de ces documents sont de la responsabilité de l’assistante de direction générale et présidence.

Le Directeur général a la responsabilité générale des investissements et, à ce titre, il assure la bonne gestion des biens immobiliers et mobiliers. Il peut déléguer au Directeur de site des chantiers de rénovation s’il le juge nécessaire. L’assistante de direction générale a la charge de la préparation, de la centralisation et de l’archivage de ces dossiers soumis à investissement. Ces dossiers peuvent contenir appel d’offre, plan, devis, état des travaux, commission de sécurité…

Le Directeur général définit la politique d’investissement informatique. Il est assisté dans cette mission par un cadre en charge du bon développement et fonctionnement du parc informatique et télématique. Ce cadre, en charge de consolider les pratiques informatiques de l’IRTS est, à ce titre, rattaché au Siège. Il a la responsabilité des conventions avec les prestataires informatiques. Il assure le suivi du parc dans un budget défini. L’archivage des conventions est placé sous la responsabilité de l’assistante de direction générale.

** Responsable des Ressources humaines et des relations sociales

Sujet sensible, les ressources humaines doivent se distinguer des relations sociales. La culture d’entreprise développée au sein de l’IRTS amène le Directeur général à être vigilant au suivi de carrière de chacun de ses salariés. La délégation de cette fonction au Directeur de site varie selon les contextes.

Ressources humaines

Les Directeurs de site assistent le Directeur général dans cette fonction lors des entretiens bi-annuels. La méthodologie se définit en équipe de Direction générale élargie. Les secrétaires de direction de chaque site formalisent les comptes-rendus d’entretien et les transmettent à l’assistante de direction générale pour archivage dans les dossiers du personnel.

Le Directeur général peut déléguer les entretiens en rapport avec le Plan seniors.

Les Directeurs de site animent les réunions de coordination du personnel auquel le Directeur général peut assister soit sur invitation, soit de son fait.
Ils rendent compte au Directeur général ou, selon, au Directeur des études, des problèmes individuels ou collectifs qu’ils rencontrent avec les membres du personnel, individuellement ou collectivement.

Le responsable du service paie alerte le Directeur général de toute anomalie relative au déroulement de carrière de chaque salarié. Il veille, en la matière, au strict respect du budget prévisionnel.

Le recrutement et la rédaction des contrats de travail sont de la responsabilité du Directeur général pour les salariés permanents inscrits à l’organigramme, tel que présenté au budget prévisionnel. Le Président, selon ses propres modalités, rencontre les cadres pédagogiques avant toute embauche. Les documents sont élaborés par l’assistante de direction du site de Neuilly-sur-Marne, correspondante de la Direction générale. En lien avec l’assistante de direction générale, elle élabore le projet de contrat de travail après instruction du Directeur général. Un Cabinet conseil peut aider à la rédaction de contrat de travail présentant des particularités. De même, le Directeur général peut avoir recours aux conseils juridiques de ce Cabinet conseil en cas de difficulté juridique pouvant se présenter. Pour les litiges, il saisit le Président qui autorise le recours à un avocat s’il le juge nécessaire.
Compte-tenu des particularités juridiques liées au contrat de travail des employés intérimaires, le recours à des intérimaires est de la responsabilité du Directeur général et suit la même procédure.

Les Directeurs des sites ou le Directeur des études, dans le respect du budget prévisionnel, signent les contrats d’usage. Le responsable paie contrôle et valide la régularité des documents émis avant d’établir la paie. Le Directeur général signe l’état des paies mensuel des formateurs occasionnels.

Relations sociales

La plupart des relations sociales sont en lien avec les membres élus du Comité d’entreprise, des délégués du personnel, le CHSCT et les délégués syndicaux. Les Directeurs de site président les réunions des Délégués du personnel qui ont lieu chaque mois distinctement sur chacun des sites. Les questions et réponses sont transmises à l’assistante de la direction générale en charge de leur diffusion et archivage.
Le Président préside le Comité d’entreprise. Il est assisté de façon permanente à ces instances par le Directeur général. Le Directeur général élabore avec les élus l’ordre du jour. Le Directeur général, en collaboration avec son assistante, est responsable de la préparation des documents obligatoires à remettre aux élus.
Le Directeur général préside le CHSCT qui se tient alternativement sur chacun des sites. En collaboration avec son assistante, il est responsable de la préparation des documents obligatoires à remettre aux élus. Il participe avec le secrétaire du CHSCT à la rédaction de l’ordre du jour et au compte-rendu de séance.
Le Directeur général préside les réunions annuelles obligatoires. Il a délégation du Président pour négocier les accords. Le Directeur général, en collaboration avec son assistante, est responsable de la préparation des documents obligatoires à remettre aux Délégués syndicaux. L’assistante de direction générale est en charge de leur diffusion auprès des institutions et de leur bon archivage.
Le Directeur général prépare le plan de formation après concertation des Directeurs de site et dans le respect des procédures liées à la Commission de formation. Après consultation du Comité d’entreprise exceptionnel, le Directeur général et le Secrétaire du CE le signent conjointement. L’assistante de direction générale a la responsabilité du suivi administratif et financier des documents. Elle transmet au service comptable les documents les concernant.

** Responsable de la communication interne et externe

Le Directeur général est responsable de la publicité. Il signe les bons à tirer. Il rédige l’Édito du journal Trace adressé aux professionnels du secteur. Le Directeur général délègue au cadre en charge de la communication : la conception publicitaire, l’édition du journal Trace, l’édition du catalogue des formations annuelles sur site, les manifestations contribuant à la connaissance des métiers du social. Le responsable de la communication organise l’architecture et le contenu du site internet et du site intranet. Le Responsable de la communication est relayé dans ses fonctions de conception et de communication par une assistante. Le service communication est rattaché au Siège. Il est de la responsabilité directe du Directeur général.

** Organigramme fonctionnel - Rentrée 2011

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Organigramme IRTS rentrée 2011

Rapports d’activités et pédagogiques


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Association fondée en 1900 et déclarée le 26 juillet 1901, elle devient une Fondation reconnue d’utilité publique en 1978. En 1987, la Fondation ITSRS (Institut de travail social et de recherches sociales) est agréée en tant qu’Institut Régional du Travail Soial (IRTS). À partir de novembre 2001, l’ITSRS à Montrouge et l’ISIS à Neuilly-sur-Marne ont été réunis afin de former un seul IRTS sur deux sites regroupant au total près de 1700 étudiants.

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